Hola a todos: debido a que surgieron algunos problemas con el sistema que inicialmente habíamos diseñado para el ICETEX, a continuación presentamos algunas modificaciones y mejoras:
Lugar: Central de Créditos educativos en Colombia
1)
Actividades que se desarrollan en el sistema
Actualmente, la principal central de créditos educativos en Colombia realiza actividades como:
• Información y asesorías sobre servicios de la entidad (Créditos educativos ya sea para pregrado o posgrado, nacional o internacional), asignación de becas nacionales e internacionales, pago y liquidación de deudas, etc).
• Entrega de resultados de aprobaciones de créditos.
• Créditos para adquisición de portátiles.
• Entrega de documentación por parte de personas beneficiarias con créditos.
2)
Entidades que son "atendidas" y como se trasladan dentro del sistema.
Las entidades que son atendidas corresponden a personas que van a la Central de Créditos Educativos con el fin de recibir un servicio que allí se preste. Cuando llega una entidad al sistema esta se dirige la recepción donde le otorgan un número de turno. Acto seguido, la entidad se dirige a una sala, donde espera a que su número salga en una pantalla junto con el número del cubículo del asesor donde esta será atendida. Cuando ya es el turno, la entidad se dirige al cubículo que le corresponde (de los 6 que existen). Dependiendo de lo que les digan en esta estación las personas se tienen que dirigir a una tercera estación en donde tienen que entregar un documento impreso con el fin de que les acepten el crédito. Después de esto las personas tienen dos opciones: 1) pueden volver a la estación 2 a continuar con otros trámites y después dirigirse a la salida o 2) si la entidad ya hizo todos sus trámites puede dirigirse de una vez a la última estación.
3)
Estaciones y Servidores del sistema (Cantidad, si presentan interrupciones o fallas, etc).
Estación 1 (Recepción; Número de servidores: 1 recepcionista): La recepción es la primera estación; cuando la entidad llega y dice qué trámite tiene que realizar, la recepcionista le entrega un número de turno que debe esperar para ser atendida. Cuando las entidades llegan a la recepción por lo general tienen que hacer una pequeña fila para reclamar el turno (sobre todo en las horas pico).
Estación 2 (Cubículos de atención; Número de servidores: 11 cubículos): Ya con el turno, la entidad tiene que hacer “fila” en la sala de espera ya que tiene que esperar su turno para ser atendida. Cuando ya es el turno, la entidad se dirige a uno de los once cubículos que existen para atención de clientes (el que le haya tocado). En esta estación la entidad es atendida.
Estación 3 (Entrega documento solicitud préstamo; Número de servidores: 1): en esta estación las personas deben entregar un documento impreso de la solicitud del préstamo que se necesita para que los acepten. Allí está una persona que recibe el documento y pregunta ciertos datos personales a los interesados. Por lo general las personas en esta estación tienen que hacer fila ya que, entre otros motivos, existe solamente un servidor. Después de esta estación las entidades pueden devolverse a la estación dos a solucionar otros inconvenientes, o puede dirigirse de una vez a la salida.
Estación 4 (salida; Número de servidores: 1 celador): Luego de que la entidad es atendida, ésta se dirige hacia a esta última estación. Allí un celador revisa la maleta de cada persona que vaya saliendo. Por lo general no hay fila en esta estación.